Gestión de información: análisis crítico a partir de 3 enfoques

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La gestión de información tema ha sido abordada en una considerable cantidad de literatura científica. El presente texto analiza el tema a partir de las valoraciones, experiencias de tres autores que lo afrontan desde distintas perspectivas y enfoques, resultado de sus estudios y vivencias en escenarios de acción y lugares diferentes, lo cual podrá ser de utilidad para futuras investigaciones y proyecciones en cuanto a la gestión de información de las organizaciones y de las personas.

 

Artículos:

Nataly Cenney, Reino Unido, 2009.

  • Cenney, Nataly (2009). Information Management. Headache or Opportunity?: The Challenges that the Recent Focus on Information Management is Presenting to Senior Leaders in the Public Sector. Public Policy and Administration. 24: 339. DOI: 10.1177/0952076709103815.

Chun Wei Choo, Canadá, 2013.

  • Choo, Chun Wei (2013). Information cultura and organizacional effectiveness. International Journal of Information Management. 33: 775-779.

Marzena Swigon, Polonia, 2013.

  • Swigon, Marzena (2013). Personal knowledge and information management -conception and exemplification. Journal of Information Science. pp 1-14. DOI: 10.1177/0165551513501435.

 

 

Gestión de información como proceso fundamental

 

La gestión de información, como proceso fundamental en cualquier organización, es cada vez más reconocida en los diferentes escenarios y lugares. La información ejerce influencia directa sobre las actividades que realizan las personas en cualquier lugar, ya sean de tipo económico, social, educacional, cultural y político.

El manejo de datos y la utilización de la información, a partir del avance de las nuevas tecnologías en las empresas, ha sido un tema abordado por Nataly Cenney (2009), desde su experiencia en el sector público; ella enfatiza la necesidad de fortalecer la gestión de activos de información, los que considera son poco reconocidos y explotados. Aunque solo enfocada en el sector público, en su artículo se puede apreciar la preocupación por los significativos cambios que se han producido en los métodos de comunicación, el acceso a la información y las expectativas de los clientes, entre otros, así como en la necesidad de que la participación de los decisores en la gestión y utilización de la información sea cada vez más efectiva y responsable.

En las últimas décadas, el desarrollo de las tecnologías en los distintos escenarios y procesos se ha convertido en un catalizador para la de gestión de información, en tanto ha obligado a las organizaciones a potenciar su creatividad y análisis en la búsqueda de soluciones ante la cantidad de información generada como resultado de las actividades que se realizan y la posibilidad de tener evidencias de estas acciones. Todo lo anterior, ha favorecido el desarrollo de nuevos productos informativos, formas de gestión y servicios, que han dado lugar a cambios en la cultura informacional de las organizaciones.

En este sentido, Cenney (2009) aboga por la reutilización de la información de gobierno, hacia la creación de nuevos servicios enfocados en el ciudadano, atendiendo a los nuevos contextos, cultura y valores, lo que se corresponde con los nuevos paradigmas de uso de datos e informaciones, así como el enfoque en las necesidades del usuario. Los servicios que surgen en estas nuevas condiciones, caracterizadas por el avance de las tecnologías, demandan de una gestión de información más eficiente, precisa y de mayor cantidad de oportunidades e informaciones para el usuario, el cual, al tener conocimiento de las posibilidades que surgen, exige estas nuevas ventajas para la elevación de su calidad de vida.

Un análisis más abarcador en este sentido lo plantea Choo (2013) en su estudio sobre la eficacia de las organizaciones y su vínculo cada vez más estrecho con la cultura informacional; este plantea que “la transformación de los recursos intelectuales se produce junto con la transformación de los recursos materiales”. El autor le concede una importancia primordial a la inclusión de la información y su gestión, como uno de los objetivos estratégicos de la organización.

Las estrategias de la organización, concebidas teniendo en cuenta la efectiva gestión de información en cada proceso e integrada en función de la misión, constituye un sistema dinámico donde se tendrán identificadas las prioridades, posibilidades, opciones para lograr los avances propuestos y consolidar los valores deseados. Así, Choo (2013) declara la cultura de información como los patrones de comportamientos socialmente compartidos, normas y valores que definen la significación y el uso de la información en una organización.

Plantea cuatro tipos de culturas de información: 1. Orientada a los resultados; 2. Seguimiento de reglas; 3. Basado en las relaciones; 4. La asunción de riesgos. Cada una caracterizada por los atributos: objetivo principal de la gestión de la información; valores de la información y las normas; comportamientos de información en términos de necesidades de información; búsqueda de información; y el uso de la información. Sugiere que las organizaciones, en su análisis, deben determinar en qué medida se manifiestan cada uno de los tipos de culturas y a partir del resultado, tomar las decisiones en cuanto a su estrategia futura.

Cultura orientada a los resultados: la gestión de información se proyecta en lo fundamental para responder a la competencia en el mercado o sector. El control y la integridad de la información son imprescindibles para la evaluación de los resultados. La información externa es un factor importante en el análisis.

Cultura de seguimiento de reglas: se enfatiza en el control de la información a través del cumplimiento estricto de las reglas, políticas, procedimientos, y estándares de calidad. La información interna precisa y fiable es fundamental, así como el control de las operaciones, la eficiencia y la rendición de cuentas.

Cultura basada en relaciones: se le concede un peso fundamental a la información para fomentar la comunicación, la participación, el intercambio y el uso proactivo de la información. Se enfoca en la información interna que se genera.

Cultura de asunción de riesgos: la información generada se utiliza para fomentar la innovación, la creatividad y las nuevas ideas, por lo que se asumen riesgos en la creación de nuevos productos, servicios e informaciones.

Todo lo anterior está en correspondencia con la necesaria integración que en cualquier organización debe haber entre todos los procesos, en los que la gestión de información es fundamental. Ante la intención de obtener mejores resultados o cambios de sistemas de trabajo y productos, requerirá de cambios en los enfoques de la administración y proyección, en los que la gestión de información tendrá que tener un análisis particular.

Choo (2013), con un enfoque orientado a las organizaciones en general, expone los resultados de su investigación, que desde el punto de vista académico, constituye un aporte al análisis que de manera intensa y continua se realiza a todos los aspectos relacionados con la gestión de información. Aunque en las acciones que se expresan están implícitos los actores fundamentales, que son las personas, no se hace mención directa y explícita de su intervención decisiva y evidente, así como de sus diversas necesidades, en la proyección de la organización y de su cultura informacional.

Sin embargo, no son pocos los profesionales que han expresado la importancia del conocimiento y la información personal como eje fundamental para asumir en toda su magnitud la gestión de información en correspondencia con los avances en la tecnología y sus consecuencias. Los cambios que se producen requieren de la continua transformación de procesos y flujos de trabajo, así como del adiestramiento continuo para poder responder a las nuevas condiciones, lo que se manifiesta en nuevas habilidades y competencias de las personas.

Cenney (2009), reconoce la importancia de esta arista del problema; en su artículo valora cómo el cambio a un entorno digital requiere nuevas habilidades; afirma que los empleados públicos deben tener la capacidad de responder a los nuevos ambientes tecnológicos y el intercambio de datos entre las organizaciones; expresa que no se pueden seguir los viejos paradigmas y que es necesario un nuevo pensamiento estratégico.

En contraste con otros enfoques, Marzena Swigon (2013) realiza un análisis basado en los usuarios; aborda los nuevos conceptos, relaciones entre la gestión de información personal, gestión del conocimiento personal y alfabetización informacional.

El resultado de la integración intencionada de los conceptos anteriores se ha denominado gestión personal del conocimiento y la información (PKIM), que constituye un nuevo enfoque dirigido a poner a las personas como eje fundamental ante el incremento de las actividades producto del avance de las nuevas tecnologías, aplicable a todas las disciplinas, y niveles de operaciones y procesos.

La capacidad de los individuos para autoevaluar sus posibilidades de desarrollar sus actividades en entornos competitivos, teniendo como premisa fundamental que estos puedan identificar sus alcances, carencias y necesidades, es motivo de investigación.

El conocimiento y la información personal, reconocidos como activos esenciales, se consideran primordiales en la proyección hacia resultados superiores en las organizaciones, por lo que son motivo de estudio y utilización intensiva; estos hacen posible la generación de nuevas informaciones y en consecuencia, nuevos productos y servicios.

Cenney (2009), Choo (2013) y Swigon (2013) coinciden en este punto de vista, aunque resultado de análisis en contextos diferentes.

En su artículo, Swigon (2013) pone en evidencia su intención de dar más importancia a los individuos como ejecutores de las acciones, con la utilización de las tecnologías, cualesquiera que sean; por lo que los resultados están determinados por sus habilidades y competencias. Confiere un alto valor al autoanálisis que las personas deben hacer de sus condiciones para utilizar las informaciones. Por estas razones, el enfoque es considerado como humanista.

El modelo PKIM presenta dos partes: el conocimiento y el valor de la información, y las competencias asociadas; así, se aprecia que está enfocado en las competencias y su proyección es integradora, lo que se considera decisivo para la toma de decisiones y la resolución de problemas a todos los niveles.

La investigación de Swigon (2013) está centrada en un ambiente académico, y ejecutada con la participación de estudiantes, pero se plantea que es factible de emplear en otros escenarios; es evidente que ofrece una oportunidad para las organizaciones en su intención de potenciar la gestión de información como proceso fundamental, con otra opción de análisis.

Cenney (2009), identifica la participación de las personas en el manejo de la información como un riesgo o una oportunidad de acuerdo con la manera en que se asume la gestión de información en todos los niveles.

En este sentido, uno de los tipos de culturas que plantea Choo (2013), se refiere a la asunción de riesgos, que se enfoca en las innovaciones, creatividad y nuevas ideas generadas por los individuos, lo que se convertirá en una oportunidad a medida que respondan a la proyección estratégica concebida.

La manera en que las organizaciones asumen la gestión de información es tan variada que no existe una fórmula única como patrón para asumirla. Todos los enfoques están dirigidos a lograr una mayor integración entre los procesos y la obtención de mayor eficiencia.

La cultura organizacional tiene un profundo sentido de identidad en lo referente a los valores, patrimonio, creación y transformación. Las  tendencias que se manifiestan en los distintos escenarios son reflejo de las características de los elementos que los integran y su interrelación.

El acceso a la información rápida y amplia, así como los nuevos servicios a partir de las nuevas condiciones tecnológicas, tienen como característica distintiva la alta independencia de las personas para valorar y accionar sobre la información; esto requiere de nuevos enfoques en cuanto a los análisis y las proyecciones de las organizaciones.

La manera en que estos tres autores han enfocado la gestión de información desde diferentes perspectivas corrobora la necesidad de que se profundice en este tema para lograr análisis más integradores con el propósito de identificar los entornos más abarcadores, con un intencionado equilibrio entre lo tecnológico y lo humano.

 

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