listas de correo

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Las listas de correo son un servicio de Internet que consiste en relacionar a un conjunto de personas (suscritores), interesado en un tema común, a través de una sola dirección de correo electrónica. Permiten la distribución e intercambio masivo de información entre múltiples usuarios a la vez.

Pueden ser de distribución o de discusión. Las de distribución son aquellas que se usan principalmente como un medio unidireccional de información y en la que solo pueden escribir las personas encargadas de administrarlas o moderarlas. Las listas de discusión permiten enviar y recibir mensajes a todos los miembros de la lista.

Las listas pueden ser moderadas y eso permite que los mensajes enviados sean aprobados por el administrador o moderador antes de ser publicados.

Infomed brinda este servicio que tiene como objetivo apoyar el trabajo de colaboración entre grupos de usuarios con intereses comunes y distribuidos geográficamente en el país y en el exterior en el entorno académico y científico de la salud. También contribuye a la distribución de información de interés para la comunidad de usuarios de nuestra red.

La solicitud de este servicio debe contar con un respaldo institucional y se realiza en el Departamento de Atención a Usuarios de Infomed siguiendo el Procedimiento para el servicio de Listas de correo electrónico de Infomed

Existe más de un centenar de listas funcionando en nuestra red que abarca un amplio abanico de especialidades y temas de salud.

Recomendaciones para el uso eficiente de las listas:

– Todas las listas deben tener además de un administrador (que es el máximo responsable de su buen funcionamiento) un moderador que colabore en las tareas de atención y mantenimiento.

– Los temas tratados deben estar en función de los objetivos para los que se creó la lista.

– La política y criterios de suscripción, aportación de contribuciones, moderación, visualización de suscriptores y de los archivos de mensajes son definidos por los administradores de cada lista.

– Pueden crearse recomendaciones propias dentro de cada lista siempre que no lleven al incumplimiento de los procedimientos para las listas de correo de Infomed.

– Se debe recordar que la lista puede ser moderada, por lo que los mensajes enviados no se publicarán de inmediato, antes deben aprobarse. Este proceso no debe exceder las 24 horas.

– Los mensajes deben ser firmados. Las firmas deben ser cortas. Cuatro líneas es un límite aceptable. Debe contener siempre el nombre y apellido, centro laboral y ubicación geográfica, si fuera procedente (localidad y país).

– La redacción y la ortografía deben ser correctas.

– Debe existir un tratamiento respetuoso y cordial.

– Es importante especificar el origen de las ideas que no sean propias. Se debe mencionar las fuentes.

– Se recomienda tener en cuenta el formato de texto usado en la lista, por lo general las listas usan texto sin formato.

– En el asunto se deben usar frases breves y descriptivas y éste siempre debe guardar relación con el contenido del mensaje para facilitar su rápida comprensión. Si una discusión deriva hacia otro asunto, éste se debe cambiar a otro que refleje lo que se trata. Tal precaución ayuda a orientar al resto sobre lo que tratan los mensajes recibidos y permite una revisión más rápida en los archivos de la lista.

– Los usuarios de este servicio no deben sentirse obligados a responder con un comentario personal a todos y cada uno de los mensajes. Se debe responder o enviar un nuevo mensaje cuando exista algo sustancioso o nuevo que aportar.

– Se recomienda que al responder no se cite mensajes anteriores completos, como máximo un par de líneas o solo las partes del mensaje sobre las que desea opinar  Si el programa lector de correo que utilizan los usuarios cita el mensaje automáticamente, se debe desactivar esa opción, o bien, eliminar las líneas que sobren.

– El tamaño de los mensajes no debe exceder los (200 kb?). Y los archivos adjuntos deben ser aprobados por el administrador o moderador. Las listas no son una herramienta para el envío indiscriminado de información o ficheros. Existen canales alternativos, como el web, que permite publicar información destinada a muchos usuarios.

– Escribir en letra mayúscula todo el mensaje puede interpretarse como una conducta agresiva, solo se deben usar para recalcar alguna palabra o idea.

Cuchillo de paloQueremos brindar servicios de interacción, que la web 2.0 (o 4.0) esté al alcance de la mano de los usuarios, pero no se puede correr sin antes saber caminar. No se puede intentar que los usuarios hagan algo que nosotros no hacemos ni se lo enseñamos a hacer. Es un problema cultural, no hemos sido capaces de crear la necesidad de usar adecuadamente estas facilidades, estos adelantos. Y la responsabilidad es solo nuestra.

 

La mayoría de los especialistas de Infomed no tienen su blog personal actualizado, algunos no lo han creado y ni tienen idea de cómo manejarlo …

Muchos de los especialistas de Infomed no usan listas de correo, ni saben sus normas y mucho menos administralas.

Continuará…

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Sólo se aguanta una civilización si muchos aportan su colaboración al esfuerzo”.  José Ortega y Gasset

Estas son ideas sueltas que estoy anotando sobre este tema.

Grupo de colaboración:
Es todo grupo de personas que mantengan un intercambio de recursos de información dentro del contexto de la red de Infomed, usando un producto creado con las herramientas de la institución.

Productos:

  • Son los espacios creados con las herramientas con el objetivo de ser usados por las personas que constituyen los grupos de colaboración. (Ejemplo: listas de discusión, portales temáticos, blogs, Infoenlaces, Galería, etc.)
  • El tipo de producto dentro de Infomed que establece el liderazgo en colaboración son las listas de discusión.
  • Los grupos se establecerán a partir de los productos creados.
  • Si dentro del producto no está activa la colaboración, entonces NO constituye un grupo.
  • Las listas activas que constituirán grupos se determinarán según la actividad de mensajes en el último mes (criterio).
  • Las listas de distribución no constituyen grupos.
  • Las listas privadas o internas no constituirán grupos. (listas AI, etc.)
  • Las listas que constituyan grupos tendrán sus archivos de mensajes públicos

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Grupos de colaboración

Es un servicio que ofrece Infomed para apoyar y facilitar el intercambio y el trabajo colaborativo entre profesionales de la salud en diversas temáticas, las que ya cuentan con un sitio o portal web en nuestra red.

Los grupos de colaboración funcionarán a través de los sitios y portales temáticos y de especialidades y listas de discusión.

Los grupos de colaboración permiten:

Debatir e intercambiar sobre aspectos teórico-prácticos de la temática en cuestión

Promover y gestionar actividades científico-académicas

Intercambiar información relacionada con el funcionamiento de instituciones u organizaciones relacionadas con la temática del grupo.

 

Procedimientos

Procedimientos para  la solicitud y uso del servicio de grupos de colaboración

1.-A quien va dirigido?

Este servicio se ofrece a los editores de sitios y portales web temáticos y de especialidades de la Red de Infomed.

 

2. Cómo solicitar el servicio?

Para su solicitud se debe presentar una carta al Grupo de Atención a Usuarios de Infomed por parte de ____________________________________________________ con los datos del especialista responsable del grupo. (Ver carta tipo)

3.-Cómo funciona?

– El funcionamiento de los grupos es coordinado por el (los) moderador(es). Se deben designar un moderador principal del grupo, el cual tendrá la responsabilidad institucional y profesional  por los contenidos que serán tratados en los intercambios y velará por el adecuado funcionamiento del grupo según las normas establecidas por Infomed y por el propio grupo.

– Todos los grupos serán públicos y moderados. Los contenidos que se publiquen deben tener carácter público y el moderador debe garantizar que se cumplan las regulaciones sobre la información pública vigentes en el país. Existen regulaciones muy precisas sobre el manejo de la información estatal que establecen cómo debe ser el manejo de la misma; responden a la legislación vigente y deben ser respetadas por todas las instituciones.

– El uso del servicio de grupos de colaboración está sujeto al cumplimiento de los principios del Código de ética para los usuarios de la Red Infomed, las Políticas de publicación en el web de Infomed, las regulaciones del Ministerio de Salud Pública y la legislación vigente en el país, así como a las normas de funcionamiento establecidas por Infomed para el uso de los Grupos.

– Los Grupos se mantendrán en activo durante el tiempo_____________________________________.

– Los objetivos, temáticas a discutir y normas internas de funcionamiento (propias del grupo en cuestión) deben estar definidos y visibles para todos sus integrantes.

–  Los participantes deben identificarse con su nombre y apellido y su inscripción al mismo debe hacerse desde su cuenta de correo personal.

– La participación en un grupo de colaboración está sujeta al cumplimiento de los principios del Código de ética para los usuarios de la Red Infomed, las Políticas de publicación en el web de Infomed, las regulaciones del Ministerio de Salud Pública y la legislación vigente en el país, así como a las normas de funcionamiento establecidas por el propio grupo.