Una vez que concluye la etapa inicial de edición del libro, este debe estar certificado como listo para comenzar el siguiente proceso de preparación de las obras con el propósito de su reproducción y visualización en los distintos formatos que se han concebido para el proyecto de publicación.
La versión digital de los libros en formato de documento portátil o PDF (siglas del inglés portable document format) es uno de los productos principales que está disponible en la colección de libros de autores cubanos de la Biblioteca Virtual en Salud de Cuba, así como en otras instancias de la plataforma del Portal de Infomed, según la especialidad y su utilización con fines docentes, la que garantiza que llegue a toda la red de salud de Cuba.
Las ventajas que ofrece este formato son: es multiplataforma, puede ser presentado por los principales sistemas operativos (Windows, Unix/Linux o Mac), sin que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura del documento original; puede integrar cualquier combinación de texto, gráficos e imágenes y es el estándar ISO (ISO 19005-1:2005) para ficheros que contienen documentos electrónicos para la preservación de larga duración.
El PDF preparado para la web, posee la característica de ser interactivo, por lo que tiene activado el contenido en una ventana paralela al texto que se visualiza. Cada título y subtítulo está vinculado con el lugar donde se encuentra en el texto, facilitando la búsqueda desde el Contenido y su ubicación rápida, lo que se garantiza a través de la activación de marcadores (hipervínculos de texto generados desde el índice que facilitan la navegación).
Con el propósito de posibilitar la recuperación de la información más precisa y más rápida en archivos menor tamaño, la Biblioteca Virtual en Salud tiene implementada la recuperación tanto del archivo que contenga el texto completo de la obra como archivos por separado con las partes del libro: textos iniciales (datos de autores, agradecimientos, prólogo, prefacio, introducción, y otros); capítulos y partes del libro según la estructura de la obra; textos finales (bibliografía, anexos, glosarios y otros).
Pasos generales para conversión de los libros a formato PDF y su posterior inclusión en la Biblioteca Virtual de Salud, según los criterios y políticas editoriales establecidas
- Recepción de la versión del arte final debidamente certificado por el editor del texto. El expediente del libro disponer el contrato de Derechos de Autor firmado, que incluye la aceptación de la publicación en formato electrónico a través de las plataformas de que dispone la Editorial para la visibilidad y divulgación de la obra.
- Analizar y confirmar el cronograma de trabajo según las características técnicas y complejidad definida para la realización del PDF: cantidad de páginas, cantidad de instancias del texto (partes, capítulos, valoraciones).
- Creación de la primera versión de PDF a partir del arte final del libro, en el editor de textos establecido según la norma editorial (InDesing). Para exportar el texto al formato pdf se tiene en cuenta:
- El pdf no debe tener líneas de corte; pero se debe tener en cuenta el formato en que está diseñado el libro.
- Texto en alta resolución.
- Establecer los marcadores.
- Eliminar los hipervínculos. Los enlaces que se mantengan deben ser indicados por el editor.
- Renombrar el archivo con los requerimientos establecidos para su inclusión en la web.
- Eliminar las páginas en blanco que aparezcan en el texto. En el formato PDF, a pesar de que las páginas mantienen su diseño según el arte final, la lectura se hace de manera continua, por lo que se eliminan las páginas que no tengan textos.
- Completar los metadatos generales del archivo principal según los datos primarios, ficha de catalogación y página legal. Además, se debe añadir los metadatos relacionados con la personalización de la obra, que en su mayoría son:
Tipo de contenido: Libro universitario.
Temática principal: ciencias aplicadas.
Subcategoría: ciencias médicas.
ISBN: todos los formatos incluidos en el proyecto.
Colección:
Serie:
Especialidad.
Edición: número y año.
Ciudad:
- Establecer la vista inicial del archivo: página y panel de marcadores, página individual, ampliación 100 %.
- Ejecutar la ubicación de la marca de agua.
- Verificar y ejecutar los marcadores:
- Crear los marcadores de las páginas preliminares (portada, portadilla, página legal y otras).
- Revisar la subordinación de cada marcador en correspondencia con la tabla de contenido. Verificar que estén todos los marcadores según las valoraciones que se encuentran en el texto. Los textos no deben estar partidos (revisar cuando los títulos tengan particiones forzadas).
- Realizar archivos por separado a partir del pdf realizado.
- Para el acceso fácil a la información y en virtud de que numerosos libros son voluminosos, cada parte de la estructura del libro se divide en archivos independientes: autores, prólogo, prefacio, otras páginas preliminares, contenido, secciones o partes, capítulos, anexos y otros.
- Se actualizan los metadatos: título del archivo, autores y otras posibles características que sean propias del archivo en particular.
- A cada uno se le ejecuta el código de seguridad establecido.
- Los archivos por separado no incluyen la cubierta y contracubierta.
- Cada archivo debe ser renombrado según su contenido.
- Inclusión de la cubierta y contracubierta en los metadatos del archivo principal:
- Separar en archivos independientes la cubierta y contracubierta.
- Definir tamaño según el formato del libro y resolución 300.
- Insertar la cubierta y contracubierta en el archivo.
- La cubierta y contracubierta deben estar al mismo nivel de subordinación (principal) en los metadatos.
- Establecer el vínculo de la cubierta y contracubierta en los marcadores.
- Rectificar la vista inicial para que el archivo abra siempre en la cubierta.
- Establecer seguridad en todos los archivos. Se establece que las obras estén protegidas contra modificaciones en los contenidos y para evitar la impresión.
- Ejecutar la plantilla con los detalles de las secciones y partes del libro para fijar los enlaces y luego realizar la ubicación en la BVS Cuba.
- Realizar la autoevaluación del trabajo realizado según criterios de calidad identificados en la lista de comprobación.
- Realizar la rectificación del trabajo según indicaciones resultado de la evaluación de calidad realizada por el especialista y el editor del libro.
Luego de aprobada la versión electrónica del PDF interactivo, los archivos son ubicados en la plataforma de la Biblioteca Virtual en Salud de Cuba desde donde se pueden visualizar y recuperar en todas las instancias de la red sld.cu.
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