En esta semana he tenido el privilegio de recibir un Modulo de Gestión de Información impartido por la Dra. Gloria Ponjuán, experta en la temática y excelente profesora. Y he querido compartir un poco los conceptos fundamentales, que muchas veces son confundidos y que utilizados de manera adecuada aclaran muchas de las proyecciones de la organización.

Muchas veces cuando escuchamos a las personas referirse a la Gestión de la información, lo hacen pensando en los resultados que han obtenido de un servicio en el cual realizaron una búsqueda y entregaron un resultado determinado para satisfacer al usuario… y sin embargo la gestión de información no es sinónimo de buscar, localizar o satisfacer una necesidad. Para que exista Gestión de Información se deben poner determinados recursos en función de la información y aplicar un conjunto de funciones básicas relacionadas con la organización, el control y la planificación de ese recurso.

Entonces se puede definir que la gestión de información es el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos para manejar información dentro y fuera de la organización con los siguientes objetivos: maximizar los beneficios, minimizar los costos, definir responsabilidades y lograr que la información fluya permanentemente.

Unido a esto, debe existir un Gestor de Información, que generalmente es un grupo de personas, que responden por la optimización de la información en esa organización. Este grupo que vela por el adecuado funcionamiento de la organización debe tener dominio de:

• Los diferentes tipos de informaciones que se manejan en la organización

• La dinámica de sus flujos( representados en los diferentes procesos por los que transita cada información)
• El ciclo de vida de cada información(incluida la gestión de la generación de información, donde quiera que ocurra)
• El conocimiento de las personas acerca del manejo de la información, o sea, su cultura informacional.

La gestión de información siempre tendrá como resultados una mayor eficiencia y eficacia, jugando un rol importante elementos como la infraestructura, la cultura de la organización y el cuerpo de políticas que organiza y define las acciones de la organización