Informe al Consejo de Dirección de Infomed: “Cómo efectuar el balance general de 2008.”

Similar a como hicimos al cierre de 2007, debemos efectuar el balance de este año a punto de partida de los resultados obtenidos en las diferentes áreas de resultados clave (ARC) y de la evaluación de los procesos que han tenido lugar en cada una de ellas. Cada jefe de ARC presentará el informe de su área tomando como base el siguiente formato de cuatro preguntas:

1. ¿Qué queríamos hacer?
2. ¿Qué pasó realmente?
3. ¿Qué fue bien y por qué?
4. ¿Qué puede mejorarse y cómo?

Para mejorar la calidad de los informes con respecto al año pasado debemos: 

•    Enfocar con precisión las respuestas a estas cuatro preguntas.
•    Lograr un elevado nivel de síntesis, sin omitir las cuestiones esenciales.

A) BALANCE DE LOS RESULTADOS.

El balance de los resultados se hará en las preguntas 1 y 2. Los criterios de medida asociados a los objetivos por cada ARC deben constituir la base de las respuestas que demos. Esto no significa seguirlos a pie juntillas. Pueden utilizarse plecas o hacerlo en forma de párrafo. Hay que ser concretos y demostrar un elevado poder de síntesis. No pasar por alto ningún indicador fundamental que defina la concreción o no, del objetivo propuesto.  

Es importante utilizar cifras u otras formas de expresión precisas. Evitar planteamientos tales como: “en algunos casos”, “en varias provincias”, “se avanzó en un grupo de aspectos”, etc; que son vagos y no ayudan a realizar un balance productivo. Agregar una breve explicación de las razones que condujeron al incumplimiento o cumplimiento parcial de algún indicador. Hay que analizar y profundizar, sin que esto signifique extenderse demasiado.

B) BALANCE DE LOS PROCESOS.

El balance de los procesos se hará en las preguntas 3 y 4. Corresponde hacer un análisis riguroso de los procesos que se desarrollaron para intentar conseguir los objetivos, independientemente de que estos últimos hayan sido conseguidos o no. En base a este análisis es posible hacer un diagnóstico de la situación en que nos encontramos para iniciar 2009. Es importante evitar pronunciarse aquí sobre resultados.

La pregunta: ¿qué fue bien y por qué?, persigue identificar las buenas prácticas, aquellas cuestiones fundamentales que nos ayudaron a cumplir con los indicadores o incluso aquellas que evitaron que las cosas pudiesen haber ido peor.

La pregunta: ¿qué puede mejorarse y cómo?, persigue identificar las malas prácticas u otros procesos que no son totalmente deficientes, pero que de mejorarse nos pondrían en una situación cualitativamente superior. 

Los siguientes aspectos (válidos para cualquier ARC) ayudan a no pasar por alto algunas cuestiones claves sobre las que debemos profundizar en cuanto a PROCESOS: 

1. Dificultades y aciertos en el proceso de interacción del ARC, con miembros de otras áreas funcionales (vicedirecciones, departamentos, grupos, etc)
2. Influencia de la cantidad de objetivos (y de la cantidad de criterios de medida por cada objetivo) en las posibilidades reales de gerenciar los procesos.
3. Grado de conocimiento de los objetivos por parte de los miembros del ARC. Nivel de compromiso y participación de estos últimos en la consecución de las metas.
4. Identificación de nuevos líderes y consolidación o retroceso de los ya identificados. (Uno de los indicadores para esto – no el único – es la capacidad demostrada como responsables de acciones específicas)
5. Progreso en la capacitación (la general y la específica para su actividad), de los líderes identificados.
6. Capacidad (conocimientos, habilidades y actitudes) de los líderes identificados, para desarrollar los objetivos estratégicos del ARC, especialmente los que tiendan a proyectarse para 2009.
7. Grado de utilización de las plataformas colaborativas y de trabajo en equipo existentes en la red, en función de la gerencia de los procesos.
8. Sistema de control y seguimiento de los procesos dentro del ARC (frecuencia de los chequeos, política de estímulos y sanciones enfocada a resultados, formas y vías de realizar el seguimiento, etc).