El viceministerio de Economía del MINSAP, ha circulado un documento al cual debemos prestar la máxima atención. Se trata de diez aspectos esenciales que deben chequearse sistemáticamente en las instituciones de salud de nuestro país.
Estos aspectos son los siguientes:
- Efectuar, al menos, un chequeo sorpresivo mensual a la caja de pagos menores de cada entidad.
- Hacer chequeos mensuales de las nóminas para comprobar que: a) La suma de todas las nóminas sea igual al importe de extracción, b) Los nombres de las personas que aparecen en las nóminas, estén también en los P-4, del departamento de personal y c) Las nóminas estén debidamente confeccionadas y firmadas por quienes las elaboran, revisan y aprueban.
- Realizar mensualmente los inventarios programados a los medios de rotación y activos fijos tangibles. Ver si hubo diferencias y las medidas adoptadas. Priorizar los equipos electrodomésticos y las computadoras.
- Realizar, al menos una vez al mes, el chequeo del destino final de los recursos de alimentos, medicamentos, materiales de mantenimiento y fondos fijos, por las comisiones creadas según establece la Instrucción General 206.
- Analizar la ejecución del presupuesto asignado para ver las desviaciones que se han producido y su análisis correspondiente.
- Análisis de los costos por cada Centro de Costo, donde cada jefe debe informar las causas de las variaciones que han ocurrido.
- Realizar mensualmente análisis de las cuentas por pagar y por cobrar, para conocer las causas que originaron las cuentas extemporáneas (más de 30 días sin pagar o cobrar).
- Realizar el Consejo Económico Mensual, donde se traten los temas de mayor relevancia económica del momento, adoptando medidas en los casos que se requiera, para garantizar el control de los recursos humanos, materiales y financieros.
- Revisar la marcha del Control Interno, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 297 del M.F.P. Para eso debe trabajar el Comité de Control Interno y hacer propuestas al Director.
- En caso de tener inversiones, revisar las facturas antes de ser pagadas, para constatar la veracidad de las mismas con relación al avance de la obra y otros medios adquiridos.
Cumplimentando estas indicaciones, se han incluido en el Programa de Control Interno de Infomed, a partir del mes de Junio 2008, aquellas actividades que no formaban parte del mismo y se modificaron las frecuencias de chequeo que no se ajustaban a las que ahora se establecen.(Ver programa actualizado)
Consideramos que este Programa de Control Interno debe:
- Aparecer como un enlace de primer nivel en la caja de navegación principal de nuestro wiki.
- Ser utilizado como una herramienta de trabajo sistemático que tengamos siempre a la mano y que perfeccionemos con el tiempo, incorporándole progresivamente las acciones fundamentales que hacemos relacionadas con el control interno.
- Servir de base para todos los chequeos que hagamos en relación con la actividad económica y el control interno, es decir, constituir el guión para redactar la orden del día, ya sea de los Consejos Económicos, Consejos de Dirección u otras reuniones de trabajo, en lo correspondiente a estos temas. (Facilita esta intención, el hecho de que está estructurado por meses).
- Incluir los informes que dan cumplimiento a las actividades del Programa. Dicho cumplimiento se considerará completo si existe un informe impreso que se incorpora al expediente de Control Interno y otro virtual (idéntico al anterior) enlazado a la actividad correspondiente del programa en el wiki. Esto está alineado con la necesidad de socializar la información y el conocimiento y tiene un efecto multiplicador asociado a la red. (ver concepto de gestión del conocimiento en el wiki)
