septiembre 2007 Archives

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Como parte del proceso de perfeccionamiento de nuestra gestión, proponemos un sistema para evaluar la capacidad de funcionamiento de las Áreas de Resultado Clave (ARC) en Infomed, con lo cual aspiramos a lograr una más eficiente y eficaz implementación de la Dirección por Objetivos basada en Valores.

Este sistema incluye la definición de diferentes niveles de capacidad de funcionamiento (NCF) de las ARC a partir de la satisfacción de determinados parámetros, los que están fundamentalmente relacionados con su estructuración, información asociada, funcionamiento y resultados.

La idea de aplicar este sistema surge a partir de la lectura del interesante artículo de Tom Jordan: “Creando una Organización conocedora de sus Procesos”, en el que se explica un modelo para medir la madurez de la infraestructura de los procesos en una organización, al que se denomina CMM, según sus siglas en inglés. Capability Maturity Model.

Establecer niveles para evaluar el comportamiento de las ARC en el contexto de Infomed, persigue además el logro de una más efectiva explotación de la red al servicio de la comunicación y el trabajo en equipo, influyendo en la motivación y el liderazgo en las diferentes capas de la estructura organizativa. La expectativa fundamental está relacionada con propiciar una tendencia a la optimización de los procesos, a la obtención de los resultados esperados de acuerdo a los objetivos propuestos y a la consolidación de importantes valores de la organización, entre los que destaca el compromiso de sus miembros con el éxito de nuestra misión.

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Ha sido colocado en la Intranet el informe sobre el estado de cumplimiento del ARC No 5 de Infomed. El mismo puede servir de guia para otras AsRC, pero teniendo en cuenta que deberán actualizarse las columnas de recursos y observaciones. Esta última deberá ser utilizada para hacer análisis del comportamiento de una acción determinada, especialmente si no ha sido cumplida.

Además del anterior, resulta útil la confección de un breve resumen que contenga el estado en que se encuentra cada criterio de medida, así como las acciones correspondientes.

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Les propongo continuar este jueves 20 de septiembre de 2007, con el tema del pensamiento de grupo como amenaza al Trabajo en Equipo. Esta vez con las recomendaciones para evitarlo.

En el espacio Jueves de Infomed 2.0, que se encuentra en el wiki, pueden agregar otras propuestas. Hay muchos temas de interés en los que estamos trabajando, que pueden ser llevados a ese foro de debate. Recuerden que no tienen que ser trabajos terminados. Las acciones que estamos desarrollando para cumplimentar nuestros objetivos, pueden ser una fuente donde seleccionar.

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Hemos comenzado la evaluación de las Áreas de Resultado Clave (ARC) de Infomed con vistas a definir sus Niveles de Capacidad de Funcionamiento (NCF). Este proceso será sistemático y su primera versión servirá de base al informe del próximo lunes 24, al Consejo de Dirección.

Se definieron puntuaciones para cada uno de los parámetros establecidos, con la intención de ponderar adecuadamente la importancia relativa de cada uno de ellos y lograr la mayor objetividad posible.

Uno de los elementos esenciales a considerar es el del cumplimiento de las acciones y criterios de medida, por lo que su porcentaje relativo es alto a la hora de definir la puntuación y consecuentemente el NCF del área. Por esta razón resulta indispensable que se garantice el informe sobre el estado de cumplimiento de cada ARC con cierre 20 de septiembre de 2007. Este informe deberá ser confeccionado por el Jefe correspondiente.

Facilitamos un formato de informe detallado similar al que utilizó Ileana Alfonso en el Consejo de Dirección anterior, pero con algunos aspectos y explicaciones adicionales. Se recomienda también la preparación de un pequeño informe resumen, que ayuda a sintetizar la real situación en que se encuentra el ARC y es una excelente guia de comportamiento para los jefes y líderes de la misma.

En cada uno de los objetivos que aparecen en el wiki, a continuación del título del objetivo, hemos insertado un enlace al informe correspondiente. Con esto se facilita la uniformidad en la ubicación final de esa información, aún cuando el contenido se encuentre en otro lugar. Un ejemplo es el del objetivo No 1, asociado a la BVS.

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Se utilizó el sistema basado en la evaluación de la Capacidad de Funcionamiento de cada ARC, a partir de asignarle un Nivel determinado de acuerdo a sus resultados integrales (NCF) .

Este sistema incluye cuatro posibles niveles a obtener:

  1. NCF cero: Insuficiente.
  2. NCF uno: Básico.
  3. NCF dos: Exitoso.
  4. NCF tres: Óptimo.

El NCF a obtener depende de cinco aspectos generales:

  1. Estructuración del área.
  2. Capacidad de hacer visible los contenidos que desarrolla.
  3. Transparencia de sus procesos y de la actividad de sus miembros.
  4. Calidad de los informes que presenta y de los análisis de los resultados obtenidos.
  5. Estado real de cumplimiento de los objetivos propuestos.

Los aspectos anteriores se evaluaron de forma cuantitativa a partir de parámetros específicos previamente acordados.

Se definieron los NCF de cada ARC como resultado de la aplicación de los elementos anteriores. Esta evaluación es un corte con cierre 20 de septiembre de 2007.

Los problemas más generales detectados fueron:

  • Hay criterios de medida que no están suficientemente respaldados por las acciones asociadas.
  • Hay algunas dificultades en la definición de la fecha de cumplimiento y el responsable único para cada acción.
  • No se definen etapas para el cumplimiento de las acciones.
  • No se incluyen los recursos imprescindibles para garantizar las acciones.
  • No se explota suficientemente la posibilidad de transparentar los contenidos del área en la red.
  • Los procesos de discusión y toma de decisiones aparecen muy poco en la red.
  • En ocasiones no se incluyen los análisis de las dificultades encontradas para cumplir con las acciones, o estos análisis son un tanto superficiales.
  • Algunos de los plazos previstos para el cumplimiento de las acciones están incumplidos.
  • No pudimos contar con el Informe del estado de cumplimiento de tres de las áreas, lo que afectó la evaluación de las mismas.
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El encuentro cara a cara que constituye la sesión de trabajo de los Jueves en Infomed, ha transitado por diferentes momentos en cuanto a la cantidad de temas a abordar y el grado de motivación de los participantes.

En un determinado momento, la cantidad de personas era tal que se evaluó la posibilidad de trasladar la sede a un local con mayores capacidades. Coincidentemente, el número de temas tratados y la profundidad del debate, a veces provocaba que se excediera el marco de tiempo recomendable para la sesión.

La situación que tenemos hoy es diametralmente opuesta y la pregunta que prefiero hacerme en estos casos es ¿por qué? De hecho, aprovechando nuestra red, exhorto a todos los interesados a contestarla desde su visión del asunto.

Una cuestión cardinal sería cuestionarnos el espacio desde sus raíces y hacernos otra pregunta mucho más radical: ¿Son verdaderamente importantes estos encuentros para nuestra organización? La respuestas pudieran ser variadas, así como los correspondientes argumentos.

Personalmente creo que el espacio puede ser un excelente escenario para el intercambio y la retroalimentación más allá de lo que hacemos a través de la red. De hecho, en sus momentos de esplendor, se ha constituído en un vivo y fructífero foro de debate sobre cuestiones esenciales para nuestro funcionamiento presente y futuro, en los cuales he aprendido mucho.

He pensado más de una vez en cual sería la mejor manera de implementar un sistema que garantice su sostenibilidad , más allá de la imposición de un regimen de obligotario cumplimiento. La respuesta se complejiza en tanto depende de la motivación de la gente, tan variable además de unos a otros. También depende del estado de desarrollo en que se encuentran nuestros valores más estratégicos y nuestra cultura organizacional.

Otro grupo de preguntas, asociadas precisamente a los valores y a la cultura de nuestra organización, pudieran ayudarnos a contestar las anteriores. Se me ocurre organizarlas de las más generales a las más específicas, de manera que cada cuál pueda contestárselas previamente a si mismo:

  • ¿Cuánto me importa que Infomed vaya adelante?
  • ¿En qué medida puedo aportar para que esto ocurra?
  • ¿Lo estoy dando todo de mí cuando hago mi trabajo o es importante también aportar mis criterios a lo que hacen otros?
  • ¿Es suficiente intercambiar a través de la red sin vernos mucho las caras?
  • ¿Trabajo en los objetivos esenciales de mi entorno con la sistematicidad suficiente como para tener temas importantes cada semana o por lo menos cada quince días?
  • ¿Quiero socializar los temas en los que trabajo con un nivel de presentación impecable o estoy dispuesto a sacrificar un poco esto último con tal de someterlo al escrutinio de los demás?
  • ¿Me interesa realmente el criterio de los demás sobre el trabajo que estoy desarrollando porque creo sinceramente que pueden aportarme algo útil?
  • ¿Creo que el espacio debiera organizarse y funcionar de otra manera, pero considero que eso es asunto de otros?

Estas son algunas preguntas que pudieran ser esenciales. Los invito a generar tantas otras como les parezca útil y sobre todo a encontrar las mejores respuestas de forma colectiva.  Confío plenamente en que el trabajo en equipo siempre nos dará los mejores frutos.