gestión del conocimiento

Gestión de información en las Organizaciones

1

En esta semana he tenido el privilegio de recibir un Modulo de Gestión de Información impartido por la Dra. Gloria Ponjuán, experta en la temática y excelente profesora. Y he querido compartir un poco los conceptos fundamentales, que muchas veces son confundidos y que utilizados de manera adecuada aclaran muchas de las proyecciones de la organización.

Muchas veces cuando escuchamos a las personas referirse a la Gestión de la información, lo hacen pensando en los resultados que han obtenido de un servicio en el cual realizaron una búsqueda y entregaron un resultado determinado para satisfacer al usuario… y sin embargo la gestión de información no es sinónimo de buscar, localizar o satisfacer una necesidad. Para que exista Gestión de Información se deben poner determinados recursos en función de la información y aplicar un conjunto de funciones básicas relacionadas con la organización, el control y la planificación de ese recurso.

Entonces se puede definir que la gestión de información es el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos para manejar información dentro y fuera de la organización con los siguientes objetivos: maximizar los beneficios, minimizar los costos, definir responsabilidades y lograr que la información fluya permanentemente.

Unido a esto, debe existir un Gestor de Información, que generalmente es un grupo de personas, que responden por la optimización de la información en esa organización. Este grupo que vela por el adecuado funcionamiento de la organización debe tener dominio de:

  • Los diferentes tipos de informaciones que se manejan en la organización
  • La dinámica de sus flujos( representados en los diferentes procesos por los que transita cada información)
  • El ciclo de vida de cada información(incluida la gestión de la generación de información, donde quiera que ocurra)
  • El conocimiento de las personas acerca del manejo de la información, o sea, su cultura informacional.

La gestión de información siempre tendrá como resultados una mayor eficiencia y eficacia, jugando un rol importante elementos como la infraestructura, la cultura de la organización y el cuerpo de políticas que organiza y define las acciones de la organización

Filed under gestión del conocimiento by on . 1 Comment. #

Volviendo sobre las Organizaciones de Aprendizaje

0

He querido volver a retomar el tema de la Organizaciones de Aprendizaje por la importancia que tiene para el desarrollo de nuestra organización. Pienso que es necesario que todos los equipos de trabajo, los departamentos y Vicedirecciones funcionen de acuerdo a este paradigma; si somos una gran orquesta todos debemos tocar los mismos acordes para al final sentirnos satisfechos y lograr que las personas de nuestro equipo también sientan igual…

Es muy estimulante escuchar a nuestro director, él confía en las personas que formamos parte de esta organización, nos da la seguridad y la posibilidad de sentirnos libres para pensar, generar e intercambiar conocimientos en beneficio de nuestro propósito y la misión que debemos cumplir. No existen formalismos ni estructuras rígidas que puedan entorpecer el desarrollo individual y organizacional. Este jueves en la reunión técnica estos principios quedaron explicitados.

Es importante que todos los equipos funcionen sobre la base de estos principios; desechar los pensamientos tradicionales que se basan en estilos rígidos de dirección, que se estructuran de manera jerárquica vertical y que solo pueden entorpecer el desarrollo y hacer que los equipos se sientan decepcionados es algo que no podemos dejar de hacer.

Compartir el conocimiento, comunicarnos, reconocer nuestras verdaderas capacidades, desarrollar nuestros modelos mentales e impulsar el desarrollo de una visión compartida serán condiciones necesarias para convertirnos en profesionales que suman el conocimiento y la inteligencia en beneficio de la inteligencia social y organizacional.

Filed under gestión del conocimiento, trabajo en equipo by on . Comment. #

El líder en la Sociedad del Conocimiento

1

Profundizando en los temas de Aprendizaje organizacional, trabajo en equipo y Gestión del Conocimiento he encontrado un documento del autor Ricardo Sotillo Hidalgo (http://www.gestiopolis.com/canales7/eco/Capital/5-lider-y-liderazgo-en-la-sociedad-del-conocimiento.htm) que describe 10 elementos que deben caracterizar a los líderes en la Sociedad del Conocimiento.

Considero que nosotros , como representantes de una red de bibliotecas de salud, aspiramos a que cada director de CPICM, cada responsable del Centro Municipal o cada jefe de una biblioteca universitaria, sea un verdadero líder y asuma los retos que impone la actual sociedad a los bibliotecólogos y documentalistas.

Les resultará interesante revisar cada uno de los puntos y usted decidirá si está en camino de convertirse en un Líder de la Sociedad del Conocimiento…

10 puntos…

1.- Crea futuro. Y lo hace sobre soportes viables. Apuesta por las ideas, por los hechos y, sobre todo, por las ideas que se transforman en hechos. Lo hace mirando hacia el futuro sin olvidar que es en el presente donde se construye.

2.- Aprovecha el tiempo. Sabe cuándo debe utilizarlo, lo gestiona eficazmente, dedicándole el tiempo preciso a cada asunto. Piensa que el mejor tiempo es el que dedica a las personas. Mientras los demás dividen el tiempo en minutos, horas o días; nuestro líder lo mide por temas y tareas.

3.- Sabe convencer. Porque se apoya en un convencimiento propio. Sabe persuadir, es constante y sistemático cuando trata de influir en los demás de manera positiva. Sus habilidades de comunicación forman parte de su personalidad y se basan en un profundo conocimiento de los demás.

4.- Trabaja en equipo. Da cohesión a su equipo de trabajo. Lo entrena, motiva y dirige aprovechando todas las ocasiones que le brinda su actividad profesional.

5.- Escucha a sus colaboradores. Esto se traduce en un mejor conocimiento de las necesidades de su gente, para poder alinear éstas con las de la organización. Sabe escuchar activamente, deja hablar para así obtener de la mejor forma posible -la directa-la información que le transmiten sus colaboradores.

6.- Sabe relacionarse. Es su mejor tarjeta de visita. Conoce las reglas sociales de su entorno y las utiliza magistralmente. Es educado y diplomático, entendidos ambos términos en su acepción más académica: con amplio conocimiento de los asuntos y con buenas relaciones para defender los intereses a los que representa.

7.- Se adapta a su entorno. Como los grandes supervivientes en cualquier dimensión. Para ello utiliza el conocimiento de cada situación, las costumbres o normas implícitas y explícitas que las gobiernan. Es flexible y diplomático en la misma medida que asertivo y firme.

8.- Tiene autoconfianza. Basada en un buen conocimiento de sí mismo. En su capacidad para desarrollarse y perfeccionarse con cada experiencia nueva, convirtiendo cada revés en un reto y en una experiencia de aprendizaje.

9.- Es optimista. Vitalista y positivo. Ve el vaso medio lleno y sabe lo que contiene. Sabe cómo conservar la mitad restante y sabe transmitir ese optimismo a su alrededor. Es un optimismo cargado de energía vital.

10.- Es sensible. Con un buen equilibrio emocional. Tiene, además de mente, un corazón que le garantiza y respalda en sus decisiones. Le ayuda a su equilibrio personal, le motiva y desarrolla como persona.


Filed under gestión del conocimiento, trabajo en equipo by on . 1 Comment. #

Hacia una Organización de aprendizaje

0

Al analizar el proceso de cambio en que se encuentra inmersa nuestra organización para todos está claro que vamos en pos de mejorar su capacidad estratégica, adaptabilidad e incremento de la productividad y competitividad… vamos hacia una Organización de Aprendizaje. Entonces me pareció importante compartir algunos de los elementos fundamentales que caracterizan dichas organizaciones.

Las organizaciones de aprendizaje son aquellas que de forma permanente se anticipan, adaptan y transforman. En estas organizaciones se le concede gran importancia a las personas y a la renovación de formas organizativas que favorecen la Iniciativa, la Creatividad y el Aprendizaje.

Las personas que forman parte de una Organización de Aprendizaje comparten y utilizan el conocimiento de forma colectiva, lo cual les permite responder rápidamente a los cambios.

Según Senge,P. (1990) las Organizaciones en Aprendizaje se basan en cinco disciplinas o aspectos, a saber: Dominio personal, Modelos mentales, Aprendizaje en equipo, Visión compartida y Pensamiento sistémico.

Lo anterior significa que todos y cada uno de los integrantes de una organización cuyo paradigma sea llegar a ser una Organización de Aprendizaje deben:

· Tener un adecuado manejo de las emociones y razones que impulsan sus actos

· Adquirir aptitudes que faciliten la comprensión de cómo funcionan los modelos mentales en las organizaciones

· Desarrollar la capacidad de generar resultados en equipo

· Tener percepción colectiva de qué es importante y por qué

· Comprender la importancia de integrar todos los aspectos mencionados anteriormente

Lograr que todas las bibliotecas del sistema Nacional de Información en Salud lleguen a ser verdaderas Organizaciones de Aprendizaje es nuestro sueño, para ello hay cuatro aspectos que no se deben olvidar:

1. Las organizaciones aprenden por sus miembros y a través del intercambio que estos establecen con su entorno inmediato

2. Se deben tener en cuenta las emociones y los valores de los individuos

3. Una organización inteligente es una nueva forma de trabajar, relacionarse y entender la vida laboral

4. Los directivos juegan un rol fundamental ya que deben desarrollar en los miembros de la organización un ambiente de apertura, sensibilidad y cambio.

Filed under gestión del conocimiento, trabajo en equipo by on . Comment. #

Reflexionando sobre la necesidad de un grupo de Gestión del Conocimiento en las organizaciones

1

“un sistema de gestión del conocimiento implica la creación de nuevos perfiles profesionales y de unidades organizacionales”

 

La gestión del conocimiento es el proceso mediante el cual se adquiere, genera, almacena y comparte conocimiento, información, ideas y experiencias para mejorar la calidad en el cumplimiento y desarrollo de la misión de la organización. La gestión del conocimiento permite preparar a las personas para el cambio y la toma de decisiones.

Instaurar la Gestión del Conocimiento en las organizaciones implica una serie de cambios organizativos en toda la estructura entre los que se encuentra una constante redefinición de funciones, competencias y espacios en los que interactuar. (http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/mgradillas/estrat.htm

Es necesario entonces, contar con una estructura descentralizada donde el conocimiento y la información fluyan con espacios suficientes para compartir y aprender y con procesos de gestión del conocimiento compartidos y utilizados por todos.

La creación de un Grupo de Trabajo específico para el diseño del sistema, que analizara las diferentes propuestas generadas en cada departamento y se encargará de definir el sistema de gestión de conocimiento para la organización es algo que debe ser analizado.

El Grupo de Gestión del Conocimiento tendría cono objetivo organizar y modelar la implantación de un Sistema de Gestión del Conocimiento que permita el desarrollo de una cultura organizacional basada en la inteligencia colectiva y el trabajo en equipo.

Su misión puede ser definida de la siguiente forma: Aplicar las herramientas necesarias para lograr un entorno laboral en el que los trabajadores puedan realizar todo tipo de actividades de aprendizaje y compartir el conocimiento adquirido con sus compañeros, usuarios y socios; así como explotar y desarrollar los activos de conocimiento que posee la organización a fin de que ésta pueda llevar a cabo su misión estratégica.

El grupo de gestión del conocimiento en las organizaciones cumpliría las siguientes funciones

  • Engendrar conocimientos, reunirlo, compartirlo, distribuirlo y aplicarlo para la gestión de la organización con acciones que sirvan para crear valor añadido, diferenciado y que genere una mayor eficacia en todas las áreas.
  • Identificar los conocimientos críticos de la organización
  • Crear un mapa del conocimiento existente en la organización/ quién, sabe/ qué sabe)
  • Identificar el conocimiento clave para la productividad
  • Crear repositorios de conocimientos/ espacios físicos o virtuales donde sea posible almacenar conocimiento explícito de los individuos que componen la organización
  • Crear repositorios que contengan toda la información relacionada con las políticas, procedimientos y metodologías que rigen el trabajo de la organización y que permiten el uso organizado del conocimiento.
  • Conocer las necesidades y demandas de los usuarios
  • Facilitar el acceso al conocimiento mediante la utilización de la tecnología adecuada.
  • Sistematizar acciones que faciliten el aprendizaje continuo de los miembros de la organización.
  • Fomentar la constitución de un entorno colaborativo en el que los componentes de la organización compartan y difundan el conocimiento
  • Concienciar a todos los niveles de la organización la importancia que tiene el conocimiento como activo y de su valor para la propia organización

Beneficios que traerá a las organizaciones la aplicación de un Modelo de Gestión del Conocimiento

  • Mejoras en los procesos de definición de estrategia
  • Mejora de la atención de los usuarios
  • Mejora en la calidad de los productos y servicios
  • Mejoras en la capacidad de aprendizaje del personal de la organización
  • Creación de condiciones para mejorar el ambiente de trabajo
  • Mejora de la comunicación interpersonal
  • Estimulación de los trabajadores para integrarse al trabajo en equipo
  • Aumento de la eficiencia en el uso de los recursos
  • Diseño de nuevas y mejores herramientas para la gestión de la dirección

 

Filed under gestión del conocimiento by on . 1 Comment. #

Los profesionales de la información y la Gestión del Conocimiento

0

Durante mucho tiempo los profesionales de la información fueron vistos como entes pasivos atados a la recepción de la biblioteca y alejados del análisis e interpretación de la información. Sin embargo el desarrollo de la Gestión del Conocimiento (GI) ha situado en un lugar importante a bibliotecarios y documentalistas, los cuáles deben asumir nuevos y atractivos roles en los Centros de gestión del Conocimiento.

La Gestión del Conocimiento requiere de una combinación de habilidades técnicas, personales y organizativas de aquellos que se van a involucrar en el proceso. Todo el que vaya a participar debe ser capaz de entender la organización, comunicarse eficazmente y manejar la información y las tecnologías de la información y la comunicación.

Crear una cultura de trabajo en equipo que estimule la confianza y el intercambio entre los profesionales, desarrollar una organización segura y consecuente , muchas veces resultan condiciones necesarias para garantizar el éxito.

La Gestión del Conocimiento se puede definir como la gestión explicita y sistemática del conocimiento vital y de sus procesos asociados a la creación, recolección, organización, difusión, uso y explotación. Este concepto implica una nueva visión de la información, que requiere centrarse estratégicamente en el conocimiento valioso y concentrarse en el conocimiento que contribuirá al mejoramiento del desempeño organizativo.

En este nuevo entorno el bibliotecario deberá desarrollar habilidades no sólo para diseminar rápidamente la información en las organizaciones, sino que debe desarrollar a la vez bases del conocimiento con información contextualizada.

Recuerdo haber leído en algún momento una definición donde se decía que la bibliotecología es la organización del conocimiento registrado, es entonces el momento de que bibliotecarios y documentalistas se conviertan en líderes de la Gestión del Conocimiento, impulsando el desarrollo de la Sociedad de la Información en el siglo XXI.

Filed under gestión del conocimiento by on . Comment. #

Compartir y Aprender

0

… las organizaciones que deciden implementar tecnologías relacionadas con la gestión del conocimiento deben realizar cambios organizativos y, en muchos casos, cambios de cultura para conseguir que el uso de estas herramientas tecnológicas acompañado de otros sistemas no tecnológicos, conduzca a una mejora de los procesos de la organización. Es necesario que los trabajadores del conocimiento tengan tiempo para compartir el conocimiento, tanto el conocimiento explícito como el implícito o tácito”. Grau, América. Herramienta de gestión del conocimiento www.gestiondelconocimiento.com/americagrau.htm

Infomed se encuentra inmerso en un proceso de transito hacia una organización de aprendizaje, donde la inteligencia colectiva y el desarrollo del liderazgo en los individuos constituyen la piedra angular para el éxito del proceso. Así resulta muy importante lograr un cambio en el pensamiento y la cultura colectiva de la organización lo cual requiere que los profesionales de la información asuman una visión diferente de su rol en el proceso de gestión del conocimiento. Desarrollar en los individuos valores que le permitan ser cooperativo, disciplinado, líderes, compartir el conocimiento y entregarse con amor a su trabajo, requiere de un esfuerzo colectivo donde la participación de todos es importante. En el presente Infomed proyecta una estrategia para que todas las personas e instituciones que forman parte de la red logren alinear sus propósitos de acuerdo con los siguientes principios:

· Compartir el conocimiento constituye un requisito necesario para construir una organización inteligente

· El uso y aprovechamiento adecuado de las tecnologías de la información y comunicación (TIC) es indispensables para el desarrollo de los individuos y la sociedad en general.

· Los valores incorporados a un individuo u organización serán la base para asumir el cambio de paradigma del trabajo en red, caracterizado por la construcción colectiva y el uso inteligente y creativo de las TIC

· La alfabetización Informacional permitirá desarrollar los recursos humanos a nivel de toda la red, como soporte fundamental para el desarrollo del nuevo paradigma.

· Adaptarse a nuevos escenarios será condición esencial para desarrollar la actividad de las bibliotecas y centros de información.

· Los profesionales de la información deben estar preparado para asumir el futuro, resolver los problemas y no dejar escapar las oportunidades.

· Las instituciones de información diseñan servicios de información alineados con la dirección estratégica de la organización

Si tuviese que resumir el texto anterior en dos palabras, elegiría compartir y aprender , ellas resumen las cualidades que no deben faltar para que el profesional de la información asuma los retos de la contemporaneidad.

Filed under gestión del conocimiento, Uncategorized by on . Comment. #