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Un Banco de temas para los Jueves de Infomed

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Hemos creado un espacio dentro de la página de los Jueves de Infomed en el wiki, al que denominamos “Banco de temas para ser tratados en los Jueves de infomed.”

De esta manera podemos contar con un lugar para ubicar cuestiones que deseamos sean llevadas a los Jueves y que ahora  aparecen dispersas en diferentes lugares o que comentamos entre nosotros pero ni siquiera escribimos.

Será más fácil armar las programaciones futuras en base a esos temas con la posibilidad incluso de agruparlos por temas afines si se considera oportuno.

Los Planes de Acción de las diferentes Áreas de Resultado Clave, son fuentes permanentes para conformar este Banco de Temas.

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Aporte del Área de Tecnología al Informe de Balance del 2007

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Sobre el Informe de Balance de los objetivos 2007,  el área de Infraestructura Tecnológica ha hecho un aporte al adicionar a las cuatro preguntas acordadas, el estado de cumplimiento del criterio de medida.

Esto permite contar con una autoevaluación del área sobre el cumplimiento de cada criterio de medida y me sugiere que a nivel del objetivo también deberíamos tener esa autoevaluación, de manera que quedaría:

A nivel del objetivo completo:

  •  Estado de cumplimiento del objetivo.

A nivel de cada criterio de medida:

  • Estado del criterio de medida.
  • ¿Qué queríamos hacer?
  • ¿Qué pasó realmente?
  • ¿Qué fue bien y por qué?
  • ¿Qué puede mejorarse y cómo?

Estas ideas van dirigidas a profundizar en el análisis y que el balance se constituya en la herramienta evaluativa que debe ser, para servirnos de puente rumbo al 2008.

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Precisiones sobre los informes de Balance Anual de los objetivos 2007

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En estos momentos cada área de resultado clave (ARC) de Infomed trabaja en la preparación de su balance anual, en relación con el cumplimiento de los objetivos propuestos para el año 2007.

Este informe deberá tener dos salidas:

  1. Informe resumen hasta el nivel de criterios de medida por cada objetivo.
  2. Informe detallado hasta el nivel de acciones por cada criterio de medida de cada objetivo.

Informe resumen:

Va dirigido esencialmente a informar, de forma muy concreta, qué nivel de cumplimiento tuvo cada objetivo propuesto. Se lleva por tanto sólo hasta el nivel de criterios de medida, pues son estos los indicadores previstos para evaluar el cumplimiento o no del objetivo en cuestión.

Este primer informe deberá conformarse con el siguiente esquema (por cada criterio de medida):

  • ¿Qué queríamos hacer?
  • ¿Qué pasó realmente?
  • ¿Qué fue bien y por qué?
  • ¿Qué puede mejorarse y cómo?

Es un esquema que ayuda a que la información se muestre de forma breve y muy concisa, al ir directamente a las cuestiones esenciales. Permite hacer análisis a un nivel más general por cada objetivo. La indicación es que se construya directamente en una página del wiki y se enlace a la página principal del ARC correspondiente.

Informe detallado:

Se presentará en el mismo formato que utilizamos en el corte del pasado mes de septiembre, es decir, una tabla en la que cada criterio de medida se abre a su vez en acciones y se analiza el grado de cumplimiento de cada una de ellas. Aquí se especifican responsables, fecha de cumplimiento prevista, recursos asociados a la acción y no debe faltar un análisis de las razones que condujeron al incumplimiento (o al cumplimiento sólo parcial) de una acción determinada.

Este segundo informe persigue entrar en un mayor grado de detalle con vistas a diponer de datos para tomar decisiones en el futuro (incluyendo el inmediato 2008). Estos datos nos permitirán, por ejemplo:

  • Conocer qué acciones estuvieron bien diseñadas y cuáles no.
  • Determinar cuáles fueron los responsables de acciones que resultaron más eficientes.
  • Precisar deficiencias debido a insuficiente planificación y/o disponibilidad de recursos.
  • Disponer de los análisis específicos de cada acción que constituyen la base principal de cualquier análisis a nivel de criterio de medida.
  • Evaluar la incidencia de imprevistos en el logro de nuestros objetivos.

Este informe puede hacerse en ppt, word o excel y subirse o enlazarse a la página principal del ARC en el wiki.

Los enlaces deberán hacerse a las páginas principales de cada ARC, a continuación del título del objetivo y del enlace que habíamos realizado para el informe del corte del pasado mes de septiembre. Con esto se facilita la uniformidad para acceder a esa información. Un ejemplo es el del objetivo No 1, asociado a la BVS.

Como hemos acordado, el balance de los objetivos del año 2007, por cada ARC, deberá estar disponible en el wiki el próximo lunes 26 de noviembre.

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Propuestas para las sesiones técnicas de los jueves 1ero y 8 de noviembre

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Atendiendo a la solicitud que hizo Olema vía correo electrónico, incluí sus propuestas para la sesión técnica del jueves 8 de noviembre en el correspondiente espacio del wiki. En caso de que se aprueben definitivamente por Alí, deberán enlazarse los documentos que servirán de base a las respectivas presentaciones y mejorar los enunciados, especialmente el de la presentación de Orlandito.

Para el día de mañana (1ero de noviembre) propuse retomar el tema del BVS site que iban a presentar Keilyn y Victor el pasado día 11, lo cual estaría en la primera parte, precediendo a la presentación que se hará sobre “Centro de Ayuda de la BVS Cuba”.

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Errores que pueden matar la Dirección por Objetivos.

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La implementación de cualquier teoría suele ser un acto difícil. En el caso de los sistemas de dirección y particularmente de la Dirección por Objetivos, McConkey considera que el éxito depende en gran medida de evitar los errores que siguen.

 Fragmento del artículo: “Rescatando la dirección por Objetivos (DPO). En un nuevo contexto.” De Alexis Codina.

Entre los errores que plantea Mc Conkey, que “pueden matar la DPO” están los siguientes:

  1. Creer que la DPO es una panacea, que su implantación producirá automáticamente los resultados esperados. La ansiedad por obtener resultados rápidos es una obsesión gerencial muy nociva. Para que algo nuevo de frutos, es necesario primero: preparar condiciones organizativas, capacitar a la gente y desarrollar una “cultura” de trabajo.
  2. La Alta Dirección fija los objetivos, sin participación de los directivos implicados. “El valor real de la DPO, su eficacia, está en la participación en el proceso de establecimiento de objetivos, no en los objetivos en si mismos”, plantea Mc Conkey.
  3. El exceso de formalismo (papeleo y burocratización).
  4. No proporcionar retroalimentación sobre el grado de cumplimiento de los objetivos.
  5. No relacionar recompensas con desempeño. (o consecución de los objetivos).
  6. Disponer de objetivos, pero no desarrollar planes de acción. “Esta es una forma estupenda de eliminar un Programa de DPO, es muy sencilla, consiste en que los directivos formulen objetivos aceptables y necesarios y luego no se les pida que formulen planes realistas para que se conviertan en hechos. Déjelo en manos de la Divina Providencia”, ironiza Mc Conkey.
  7. No reconocer la importancia de la formación de la gente, o realizarla sólo en la fase inicial.
  8. No integrar los objetivos individuales de cada directivo con los del resto, o desconexión con los planes a medio y largo plazo de la organización (falta de coherencia interna).
  9. La Alta Dirección no predica con el ejemplo y elude el compromiso.
  10. La Alta Dirección se resiste a delegar y “dejar las riendas”.

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Jueves de Infomed 2.0 ¿Un espacio en crisis?

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El encuentro cara a cara que constituye la sesión de trabajo de los Jueves en Infomed, ha transitado por diferentes momentos en cuanto a la cantidad de temas a abordar y el grado de motivación de los participantes.

En un determinado momento, la cantidad de personas era tal que se evaluó la posibilidad de trasladar la sede a un local con mayores capacidades. Coincidentemente, el número de temas tratados y la profundidad del debate, a veces provocaba que se excediera el marco de tiempo recomendable para la sesión.

La situación que tenemos hoy es diametralmente opuesta y la pregunta que prefiero hacerme en estos casos es ¿por qué? De hecho, aprovechando nuestra red, exhorto a todos los interesados a contestarla desde su visión del asunto.

Una cuestión cardinal sería cuestionarnos el espacio desde sus raíces y hacernos otra pregunta mucho más radical: ¿Son verdaderamente importantes estos encuentros para nuestra organización? La respuestas pudieran ser variadas, así como los correspondientes argumentos.

Personalmente creo que el espacio puede ser un excelente escenario para el intercambio y la retroalimentación más allá de lo que hacemos a través de la red. De hecho, en sus momentos de esplendor, se ha constituído en un vivo y fructífero foro de debate sobre cuestiones esenciales para nuestro funcionamiento presente y futuro, en los cuales he aprendido mucho.

He pensado más de una vez en cual sería la mejor manera de implementar un sistema que garantice su sostenibilidad , más allá de la imposición de un regimen de obligotario cumplimiento. La respuesta se complejiza en tanto depende de la motivación de la gente, tan variable además de unos a otros. También depende del estado de desarrollo en que se encuentran nuestros valores más estratégicos y nuestra cultura organizacional.

Otro grupo de preguntas, asociadas precisamente a los valores y a la cultura de nuestra organización, pudieran ayudarnos a contestar las anteriores. Se me ocurre organizarlas de las más generales a las más específicas, de manera que cada cuál pueda contestárselas previamente a si mismo:

  • ¿Cuánto me importa que Infomed vaya adelante?
  • ¿En qué medida puedo aportar para que esto ocurra?
  • ¿Lo estoy dando todo de mí cuando hago mi trabajo o es importante también aportar mis criterios a lo que hacen otros?
  • ¿Es suficiente intercambiar a través de la red sin vernos mucho las caras?
  • ¿Trabajo en los objetivos esenciales de mi entorno con la sistematicidad suficiente como para tener temas importantes cada semana o por lo menos cada quince días?
  • ¿Quiero socializar los temas en los que trabajo con un nivel de presentación impecable o estoy dispuesto a sacrificar un poco esto último con tal de someterlo al escrutinio de los demás?
  • ¿Me interesa realmente el criterio de los demás sobre el trabajo que estoy desarrollando porque creo sinceramente que pueden aportarme algo útil?
  • ¿Creo que el espacio debiera organizarse y funcionar de otra manera, pero considero que eso es asunto de otros?

Estas son algunas preguntas que pudieran ser esenciales. Los invito a generar tantas otras como les parezca útil y sobre todo a encontrar las mejores respuestas de forma colectiva.  Confío plenamente en que el trabajo en equipo siempre nos dará los mejores frutos.

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Evaluación de las Áreas de Resultados Clave de Infomed

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Se utilizó el sistema basado en la evaluación de la Capacidad de Funcionamiento de cada ARC, a partir de asignarle un Nivel determinado de acuerdo a sus resultados integrales (NCF) .

Este sistema incluye cuatro posibles niveles a obtener:

  1. NCF cero: Insuficiente.
  2. NCF uno: Básico.
  3. NCF dos: Exitoso.
  4. NCF tres: Óptimo.

El NCF a obtener depende de cinco aspectos generales:

  1. Estructuración del área.
  2. Capacidad de hacer visible los contenidos que desarrolla.
  3. Transparencia de sus procesos y de la actividad de sus miembros.
  4. Calidad de los informes que presenta y de los análisis de los resultados obtenidos.
  5. Estado real de cumplimiento de los objetivos propuestos.

Los aspectos anteriores se evaluaron de forma cuantitativa a partir de parámetros específicos previamente acordados.

Se definieron los NCF de cada ARC como resultado de la aplicación de los elementos anteriores. Esta evaluación es un corte con cierre 20 de septiembre de 2007.

Los problemas más generales detectados fueron:

  • Hay criterios de medida que no están suficientemente respaldados por las acciones asociadas.
  • Hay algunas dificultades en la definición de la fecha de cumplimiento y el responsable único para cada acción.
  • No se definen etapas para el cumplimiento de las acciones.
  • No se incluyen los recursos imprescindibles para garantizar las acciones.
  • No se explota suficientemente la posibilidad de transparentar los contenidos del área en la red.
  • Los procesos de discusión y toma de decisiones aparecen muy poco en la red.
  • En ocasiones no se incluyen los análisis de las dificultades encontradas para cumplir con las acciones, o estos análisis son un tanto superficiales.
  • Algunos de los plazos previstos para el cumplimiento de las acciones están incumplidos.
  • No pudimos contar con el Informe del estado de cumplimiento de tres de las áreas, lo que afectó la evaluación de las mismas.

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Informes del estado de cumplimiento de las ARC de Infomed

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Hemos comenzado la evaluación de las Áreas de Resultado Clave (ARC) de Infomed con vistas a definir sus Niveles de Capacidad de Funcionamiento (NCF). Este proceso será sistemático y su primera versión servirá de base al informe del próximo lunes 24, al Consejo de Dirección.

Se definieron puntuaciones para cada uno de los parámetros establecidos, con la intención de ponderar adecuadamente la importancia relativa de cada uno de ellos y lograr la mayor objetividad posible.

Uno de los elementos esenciales a considerar es el del cumplimiento de las acciones y criterios de medida, por lo que su porcentaje relativo es alto a la hora de definir la puntuación y consecuentemente el NCF del área. Por esta razón resulta indispensable que se garantice el informe sobre el estado de cumplimiento de cada ARC con cierre 20 de septiembre de 2007. Este informe deberá ser confeccionado por el Jefe correspondiente.

Facilitamos un formato de informe detallado similar al que utilizó Ileana Alfonso en el Consejo de Dirección anterior, pero con algunos aspectos y explicaciones adicionales. Se recomienda también la preparación de un pequeño informe resumen, que ayuda a sintetizar la real situación en que se encuentra el ARC y es una excelente guia de comportamiento para los jefes y líderes de la misma.

En cada uno de los objetivos que aparecen en el wiki, a continuación del título del objetivo, hemos insertado un enlace al informe correspondiente. Con esto se facilita la uniformidad en la ubicación final de esa información, aún cuando el contenido se encuentre en otro lugar. Un ejemplo es el del objetivo No 1, asociado a la BVS.

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Infomed 2.0: Jueves 20 de septiembre

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Les propongo continuar este jueves 20 de septiembre de 2007, con el tema del pensamiento de grupo como amenaza al Trabajo en Equipo. Esta vez con las recomendaciones para evitarlo.

En el espacio Jueves de Infomed 2.0, que se encuentra en el wiki, pueden agregar otras propuestas. Hay muchos temas de interés en los que estamos trabajando, que pueden ser llevados a ese foro de debate. Recuerden que no tienen que ser trabajos terminados. Las acciones que estamos desarrollando para cumplimentar nuestros objetivos, pueden ser una fuente donde seleccionar.

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