Hace bastante tiempo que me vengo defendiendo de la dictadura que impone el correo electrónico como medio de comunicación. Sin dejar de ser una herramienta fenomenal, como toda tecnología, no podemos perder nuestra capacidad de ponerla a nuestro servicio. Lo particular del correo electrónico es que al masificarse se uso, es muy fácil recibir toneladas de mensajes que es imposible constestar y si no reconocemos esta realidad podemos perder mucho tiempo intentando resolver una contradicción que es insalvable.

El correo electrónico, como otros medios de comunicación, está aquí y tendremos que convivir con él, pero es necesario que seamos concientes de la forma en que lo vamos a utilizar. Lo anterior es además particularmente importante en una organización como la nuestra en que su uso es muy alto. Lo esencial está relacionado con saber bien cuales son nuestras prioridades y en que debemos concentrar nuestro tiempo para lograr las metas con que estamos comprometidos. Es decir, el propósito, la intención son esenciales para organizarnos. No podemos actuar reactivamente y pasarnos todo el tiempo respondiendo correos que incluyen demandas del más variado tipo. Tampoco podemos ser generadores de correos masivos e impersonales que lo que hacen es agobiar a los destinatarios. Pongamos al correo en función de nuestras metas y no al revés. Para eso pueden ayudar mucho otras heramientas de trabajo en grupo que hemos estado promoviendo que complementan al servicio que estamos analizando.

Voy a intentar compartir con ustedes como trato de manejar este tema en el caso del Blog. De esta forma intento promover una reflexión colectiva y estimular un debate que nos conduzca a mejorar nuestro sistema de comunicación para trabajar más eficientemente y además disfrutarlo. En otro momento intento hacer lo mismo con el wiki, con las listas de discusión, los foros, los enlaces compartidos y otras tecnologías.

El lugar del Blog en este entramado:

El uso adecuado de los Blogs puede ayudar mucho a reducir la carga de correo electrónico entre nosotros. Aquellas cosas sobre las que queremos llamar la atención y que nos interesa que sean vistas por varias personas pueden publicarse por la vía del Blog y pueden ser agregadas en espacios de integración como el Planet y recibirse también por la vía de RSS en nuestros navegadores u otros lectores de noticias. Para ello nos ayuda la posibilidad de establecer categorías que ayudan a los interesados a suscribirse a ellas o a integrarlas en los mencionados espacios especializados.

Así por ejemplo, si hago un comentario sobre algo relacionado con la edición de libros o cualquier otro tema relacionado con la Editorial, lo puedo clasificar en una categoría que compartamos y que agrupe las temáticas afines. Al poder poner más de una categoría puedo clasificar un mismo tema por varios aspectos facilitando así su recuperación posterior y su correcta dismeminación. Esto es del lado de la producción del mensaje.

Del lado de la diseminación y la recepción, se pueden ir creando espacios en demanda que se asocien a problemas concretos que tenemos y que responden a los asuntos que deben concentrar nuestra atención. Por ejemplo, los objetivos anuales y las áreas de resultados clave deben servir para categorizar nuestros mensajes y comentarios y agregarse según nuestros intereses. Así debemos compartir categorías sobre esos temas y acordar o negociar entre nosotros cómo hacerlo construyendo colectivamente esa ecología de la que venimos hablando.

Por supuesto que estas cosas no se logran de un tirón, hay una cultura vigente y un proceso de incorporación de nuevos hábitos por el que tenemos que transitar inevitablemente. Lo particular es que en nuestro caso nos dedicamos al asunto por lo que todo lo que avancemos, lo que practiquemos y lo que investiguemos puede ayudar a muchos otros.

Estoy pidiendo por esta vía entonces que seamos concientes del problema y tratemos de construir soluciones. Hagamos un esfuerzo por hacer un uso más racional del correo y de todas las herramientas que tenemos a mano. Hagámoslo de manera intencional y pensando en la mejor forma de perfeccionar nuestros métodos de trabajo en red para elevar nuestra capacidad de resolver los problemas , e insisto, hagámoslo de manera que sea una experiencia creativa y placentera.

Para terminar un ejemplo de la vida real:
Hoy tuve una experiencia concreta sobre lo anterior que puede ilustrar lo que estoy tratando de decir. Frank Castro, jefe del departamento del libros de ECIMED publicó en su Blog una propuesta sobre el flujo editorial de los libros a la cual hice un comentario por parecerme muy importante. Hoy en la mañana recibí un correo de Frank que decía:

>Me alegra que una vez más fuese el primero en realizar un comentario a lo que escribo. >Le comento que ese tema fue una de las lagunas que se detectaron en la primera reunión >técnica que hicimos el mes pasado. La esencia es establecer un protocolo de trabajo que >se adapte a nuestro proceso editorial, ese documento que publiqué en el Blog es una >fusión entre las Normas Cubanas del Libro, el flujograma editorial de ECIMED –que >estaba un poco desactualizado- y experiencias que fui recopilando de las editoras, espero >que las editoras lo analicen y escriban su opinión para hacerlo oficial y estandarizarlo.

>Frank W. Castro López

>Jefe Redacción de Libros

>Editorial Ciencias Médicas

A ese mensaje contesté:

Frank hermano es importante que respondas desde el mismo blog para poder darle continuidad a la discusión. Precisamente la diferencia de este estilo es transparentar la discusión y permitir que otros aporten. No es algo esquemático pero no es posible seguir estas cosas por correo.
Recuerda que el blog va a ser nuestro medio de comunicaicón a audiencias amplias o en general de 1:M. También hemos planteado que los documentos que vayamos a desarrollar y queramos que nos ayuden a mejorar los ponemos en el Wiki. Entonces si este documento pretende tener continuidad pues debes poner copia en wiki y desde allí darle continuidad.
Es importante que como se trata de un documento metodológico lo ubiques en el espacio que corresponde en la Wiki. Le estoy pidiendo a Mercedita nos ayude.
Voy a reproducir este intercambio como comentario a lo que escribiste en el blog para ser consecuente con lo que te estoy pidiendo.
un abrazo
urra